Nel corso degli anni abbiamo individuato alcuni tratti ricorrenti negli Studi con i quali abbiamo collaborato:
lo studio legato alla tradizione. Il Titolare non ha piena consapevolezza dell'origine degli incarichi, e non si preoccupa particolarmente di come acquisirne di nuovi. Semplicemente i nuovi incarichi arrivano con sufficiente regolarità per mantenere in equilibrio "statico" la struttura. E' evidente come lo Studio sia impreparato a gestire la minima variazione del contesto in cui opera, come ad esempio un collaboratore storico che decide di andarsene, la concorrenza che diviene più spregiudicata, il mercato che chiede servizi differenti.
il "bilancificio". La struttura è orientata all'efficienza ed alla produttività per gestire grossi volumi di lavoro in maniera economica. La difficoltà principale che si incontra è la caratterizzazione dell'identità dello Studio, che sposta la competizione sul prezzo con il quale ci si può porre sul mercato.
lo studio "laboratorio". La strategia di sviluppo non è ben definita e condivisa, ogni professionista lavora a testa bassa con il risultato che si creano interferenze, sovrapposizioni, diseconomie, difficoltà nella gestione dei ruoli e delle deleghe. L'identità non è ben chiarita e quindi è difficile rispondere ad un potenziale cliente che chiede "cosa fate?" ed ancor più difficile rispondere al consulente che chiede "che tipo di cliente cercate e per quale servizio?"
lo studio "padronale". Il tratto distintivo è la presenza di una leadership forte e mai messa in discussione. Questa condizione rappresenta al contempo il punto di forza ed il limite principale.
lo studio "condominio". Al di là dei sogni e dei proclami l'aggregazione si fonda sulla mera divisione delle spese. E' la forma più ricorrente nelle associazioni tra avvocati. L'apparente risparmio si traduce tuttavia nel sostanziale immobilismo della gestione. Con il passare del tempo ogni associato comprende di aver aderito ad un progetto statico, e che non sono state definite regole di governance chiare per decidere come, quanto e su cosa investire per sviluppare lo Studio. E' molto improbabile trovare la disponibilità a rinegoziare le regole quando si sono già consolidate prassi tacite. Mancando il programma di crescita la struttura è rigida, e facilmente sarà destinata a disgregarsi al primo vero contrasto.
lo studio "multidisciplinare". Professionisti di diversa estrazione convivono per rendere alla clientela servizi articolati. Le difficoltà principali risiedono nei differenti background culturali, che possono portare a stili professionali e valori difficilmente conciliabili, e nella difficoltà di garantire un carico di lavoro costante ed equilibrato tra le varie aree di attività. Queste condizioni portano al centro la qualità del capitale umano di cui si può disporre, in quanto non si può prescindere dalla selezione di professionisti fortemente eclettici.
Il Progetto "Qualità"
La nostra proposta di Consulenza personalizzata per il conseguimento della Certificazione Qualità secondo la UNI EN ISO 9001:2008 prevede un percorso collaudato su una casistica variegata di Studi professionali di area commerciale e legale.
Si parte da un primo intervento presso il Collega, indispensabile per "fare lo zero" della situazione particolare. La valutazione viene eseguita seguendo un metodo strutturato, in modo da non tralasciare alcun aspetto e fornire esiti tra loro comparabili. In questa fase l'approccio strutturato serve a garantire efficienza e accuratezza.
Sulla base della prima valutazione viene preparato un piano di progetto dettagliato per l'implementazione del Sistema Qualità dello Studio, definendo obiettivi e scadenze.
Come in ogni processo di cambiamento, il successo richiede capacità di comunicare a tutta l'organizzazione gli obiettivi da perseguire e le motivazioni. Comunicare correttamente implica anche saper ascoltare e superare le resistenze. Sulla scorta delle nostre precedenti esperienze riteniamo infatti che sia imperativo lavorare per puntare su una "Qualità Partecipata", anziché, come spesso accade, su una "Qualità Parlata".
Per semplicità possiamo ricondurre la gestione del progetto a queste fasi:
Fase Progettuale
- INFORMARE: rendere noto a tutti i dipendenti che l’Organizzazione intende realizzare un "Progetto Qualità", chiarendo le fasi attuative del Progetto ed i ruoli di ognuno.
- SENSIBILIZZARE: far comprendere i vantaggi che derivano al Sistema Organizzativo dall'utilizzo di uno "strumento evoluto" di gestione.
Fase Attuativa:
- MOTIVARE: creare la giusta mentalità (ambiente favorevole) per applicare le metodologie del Sistema Qualità in modo semplice, corretto ed efficace
- FORMARE: far conoscere e diffondere le regole generali della qualità di "sistema", da applicare e rispettare e gli obiettivi da raggiungere.
- ADDESTRARE: fornire le adeguate conoscenze (competenze specifiche) sulle metodologie di applicazione del Sistema Qualità.
Se affrontato con lo spirito giusto, il cammino della Qualità presenta diversi benefici per la struttura:
I Clienti otterranno servizi che sono:
- in linea con le aspettative
- affidabili
- disponibili quando necessari
- ripetibili nel tempo
Il personale beneficerà del supporto organizzativo per aspetti quali:
- migliori condizioni di lavoro;
- maggior soddisfazione;
- maggiori stimoli e motivazione.
I titolari potranno:
- migliorare la redditività, controllando i costi e valorizzando meglio le attività svolte;
- gestire le deleghe in maniera più affidabile;
- focalizzare meglio il proprio mercato di riferimento;
- creare i presupposti per il passaggio generazionale.